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召開走動會議的五大理由

作者:余鋒 發表于:2019-02-21 召開走動會議的五大理由

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對于職業管理者,對于我們這些在企業和團隊的工作人員而言,會議幾乎天天都有。提高會議效率,一直是我們非常關注的事情。提高會議的效率有很多的方法,我在這里給大家介紹一個方法:召開走動會議。

大家如果讀過著名傳記作家沃爾特?艾薩克森撰寫的《史蒂夫?喬布斯傳記》【1】,一定知道史蒂夫?喬布斯非常喜歡走動,喜歡在走動中開會,甚至是開一些非常重要的會議。譬如,他在考慮聘請公司高管(見本書137頁),或是當他在努力爭取重回自己一手創建的蘋果公司(見本書269頁),又或是討論如何開設蘋果店這種劃時代想法的時候(見本書330頁),他都會在走動中,通過走動會議的形式,達成設定的目標,收獲成果。

走動會議也完全符合精益的核心思想。豐田汽車公司前董事長張富士夫說過:領導者需要做三件事情,到現場去觀察,提出問題,尊重員工。關于這個話題,大家可以閱讀詹姆斯?沃麥克撰寫,由余鋒、趙克強翻譯的《現場觀察》【2】一書。受到這兩位大師的啟發,我在這里和大家分享一下,你和你的團隊開設走動會議的五大理由。

第一, 富有創意。走動會議會讓你的團隊更加富有創意。斯坦福大學的研究者們發現,同樣的會議,如果員工是通過走動的方式開會,相比于坐在辦公室里開會,員工的開會效率和創新成果,可以提高60%。當然,這個研究結果不但適用于室外走動,也適用于室內的走動。也就是說,無論在哪里,走動會議所取得的成果都會顯著高于坐著開會。

第二, 便于溝通,至少可以從以下幾個方面,反映出走動會議對于提高溝通效率的益處。一是讓與會者遠離手機和電腦,在許多會議中,參會人甚至是會議組織者,時不時會打開手機查看郵件或微信。怎么能夠讓大家在開會的時候遠離已經讓我們“上癮”的手機和電腦,很好的辦法就是走動,就是走動會議;在走動會議中,大家自然而然就會把手機放在它應該在的地方,這就是衣服的口袋里,從而把時間和精力更多地專注于我們所討論的問題,尋找答案,尋找解決方案。二是讓大腦供血充足,專家告訴我們,走動的過程有助于提高大腦供血,供血充足的大腦思路更為清晰敏銳,能夠幫助我們想到一些新的創意、新的方法、新的解決問題的對策;敏銳的思維也可以使得參會者與同事的溝通效率獲得提高。三是讓與會者的觀察更加細致入微,在走動會議的過程中,與會者不僅參加討論,而且可以在現場觀察他人是如何工作的,工作當中有哪些好的地方需要弘揚,哪些不自然的、存在困難的、不良的習慣需要改進;這一切有助于我們以事實為依據,和其他同事進行溝通,通過現場觀察、通過走動發現的問題和改進方法,是非常細致入微的,是我們在辦公室和會議室中難以察覺的。總之,走動會議可以讓與會者更加心情愉悅。快樂愉悅的心情有助于參會人員之間的溝通和交流。

第三, 消除障礙。西聯匯款公司成立于1851年,是美國和全球匯款服務的領跑者。這家公司為個人和公司客戶提供方便、快捷、可靠的匯款和取款服務,在全球200多個國家和地區近50萬個合作網點設有取款匯款業務。這家公司的首席執行長Hikmet Ersek本人,就是走動會議的忠實粉絲,他指出【4】,走動會議的參與者,身心會更放松,會發自內心地參與討論;如果你和他們一起走動的話,在走動會議的過程當中,他們會更快地發現問題、找到原因、提出對策。

第四, 更多參與。美國強生公司花了多年時間,研究走動會議的好處。公司一位副總裁杰克?格勒佩爾是這樣說的【5】:我們的研究發現,參加走動會議90天后,神奇的事情發生了:參加會議的員工明顯增加了精力、體力和活力。他們在開會的時候會更加專注,他們的參與度也在大幅度提升。

第五, 有助健康。TED TALK的演講者Nilofer Merchant指出【3】,在當今這個時代,“坐著”的害處幾乎無異于抽煙。走動會議能夠讓你和你的團隊成員,離開讓你倍感舒適卻可能損害健康的椅子。因此,要讓你和你的團隊成員遠離疾病,不僅要離開椅子,還要離開會議室,離開辦公室,走到車間、倉庫和現場去,走到創造價值、發現問題、需要幫助的現場去。研究成果表明,每天走動30分鐘,能夠大幅度降低老年癡呆、乳腺癌、直腸癌、心血管疾病的發生幾率。這應該是一個非常充分的理由,讓你和你的團隊加入到走動會議、走動管理的工作當中。此外,研究還發現,現在的美國人,平均每天坐的時間是9.3小時,這個時間比美國人平均的睡眠時間整整多了90分鐘。而如果每天坐的時間多于6小時,和那些坐的時間少于3小時的人相比,坐得多的人壽命會大大縮短。

當然我們知道,如果參加會議的人員有10個、20個、30個甚至更多的人,走動會議可能就不太合適。走動會議比較適合一對一或一對多(不多于8個人)的小型的會議。如果你準備召開比較小型的會議,我建議你嘗試一下,體驗一下走動會議是不是適合你的團隊,是不是適合你所在的組織,會議的效果如何,如何改進。

在文章結束前,我想和大家分享美國一位著名咨詢顧問和領導力方面的專家關于走動會議的評論,他的名字是羅莉?達什卡爾(Lolly Daskal),是Lead from Within公司的總裁、CEO和創始人,她說【6】:“我發現參加走動會議的人,不僅感覺更為良好,而且他們充滿激情,非常警覺。因為走動會議改變了整個會場的環境,提高了他們的思考能力,讓他們更富有創造力,去發現根本的原因,去尋找新的解決方案,激勵他們做更多有意義的事情”。你相信她的話嗎?我相信,我建議大家有機會一定要嘗試一下走動會議。

如果你有什么好的建議,譬如怎么開會,特別是怎么開走動會議建議,希望能夠告訴我們,我等著你的建議,等你的分享、你的輸入、你的經驗。讓我們一起努力,改進會議效果,提高會議效率。謝謝大家!

【參考文獻】

1. 沃爾特?艾薩克森,《史蒂夫?喬布斯傳記》, 2011年10月,中信出版社

2. 詹姆斯?沃麥克著,余鋒、趙克強譯《現場觀察》, 2013年15月,機械工業出版社

3. Nilofer Merchant,Walking Meetings

4. Hikmet Ersek,Executives Say Walking During Meetings Leads to Good Decision-Making

5. Jack Groppel,Let’s Get Moving

6. Peter Economy,7 Powerful Reasons to Take Your Next Meeting for a Walk

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